Frågor från informationsträffarna
Vi hoppas att informationsträffarna besvarade era frågor inför flytten från Företagsportalen till Västtrafik Företag. Här har vi samlat svaren på de vanligaste frågorna.
Om tjänsten
Västtrafiks företagstjänst innehåller funktioner för att administrera resenärer, skapa erbjudanden och beställa Västtrafikkort.
Under fliken Resenärer lägger du till vilka personer som ska kunna ta del av ert biljetterbjudande. Du kan antingen lägga till flera resenärer genom att importera en Excel-fil eller lägga till enstaka resenärer manuellt. Här kan du också få en överblick över vilka biljetterbjudanden och kort resenären har kopplade till sig.
Under fliken Biljetter skapar du era erbjudanden för biljettköp med företagsfaktura i appen To Go genom att klicka på Biljett i app.
Under Västtrafikkort kan ni göra beställningar och administrera kort och ordrar.
Under fliken Fakturaunderlag hittar du historik för alla köp som görs i appen To Go kopplat till era erbjudanden och ordrar av Västtrafikkort. På fakturan finns ett fakturaunderlagsnummer, som du även kan se i historiken. Här framgår det vilka resenärer som fakturan avser. Du kan ladda ner hela historiken eller per fakturaunderlagsnummer. På underlaget står det vem som rest, vilken tid köpet gjordes och eventuellt syfte med resan.
Under fliken Nyheter kan du se nyheter om företagstjänsten. Det kan vara information om priser, nya funktioner eller annan information som kan vara bra att känna till som företagskund.
Administration
För att se vilka administratörer och enheter som finns i organisationen klickar du på organisationsnamnet i det högra hörnet och väljer Administration. Här kan du se namn och behörigheter på alla registrerade administratörer.
Västtrafiks företagstjänst har två olika behörighetsnivåer för administratörer: Organisationsadministratör och Enhetsadministratör.
Organisationsadministratören har ansvaret att lägga till fler administratörer, ändra behörigheter och informera om tillägg av nya enheter. Varje organisation utser en eller flera organisationsadministratörer som har det med det övergripande ansvaret.
Enhetsadministratören kan precis som organisationsadministratören lägga till beställningar, resenärer och se fakturaunderlag. Personen kan dock inte lägga till fler administratörer eller justera behörigheter. Enhetsadministratören behöver kontakta någon som har behörighet för organisationen vid behov av justeringar.
För att lägga till en ny enhet behöver du ta kontakt med kundservice företag. Nya enheter behöver godkännas av organisationsadministratören.
Biljetterbjudanden
När du skapar ett erbjudande till dina resenärer för att köpa en biljett i appen To Go väljer du vilken typ av biljetter ert företag vill erbjuda resenärerna.
1. Biljetter och zoner
- Välj vilka biljettyper och zoner ni vill erbjuda. Nu kan du klicka på pilen och se vilka biljetter resenären kan köpa med företagsfaktura.
- Kryssa i om du vill sätta en begränsning på hur många biljetter resenären kan köpa. Välj antal biljetter följt av år/månad/dag. Till exempel: 2/dag.
- Upprepa punkt ett och två om du vill lägga till fler biljetter i erbjudandet.
2. Start och slutdatum
- Välj ett startdatum då erbjudandet ska finnas tillgängligt för köp i appen To Go.
- Välj ett slutdatum om erbjudandet ska finnas tillgängligt under en begränsad period.
3. Typ av erbjudande
- Tjänsteresa: Biljetter som företaget bekostar. Kryssa i om ni vill att resenären behöver ange syfte med resan vid köp i appen To Go.
- Personalförmån: Biljetter som hanteras som skattepliktig förmån/löneavdrag.
- Erbjudandet du väljer syns för resenären appen i To Go och på fakturan. Syftet med resan redovisas i fakturaunderlaget.
3. Namnge biljetterbjudandet
- Välj ett namn för biljetterbjudandet. Namnet syns för resenären vid biljettköpet.
4. Fakturamärkning
- Fakturamärkningen som angetts på enhetsnivån är förifylld och visas under Er referens på fakturan. Ange en annan fakturamärkning om du vill ha en separat faktura.
Västtrafikkort
Så här gör du:
- Ladda ner och fyll i Excel-mallen på sidan Västtrafikkort. Här finns också en guide för hur mallen ska fyllas i.
- Ladda upp filen. Om filen inte är korrekt ifylld visas information om vilka rader som behöver korrigeras.
- Korrigera felen och ladda upp filen på nytt.
- Slutför beställningen.
Registrera kort
Kortbeställningar som görs via tjänsten registreras automatiskt. Om du har beställt biljetter via blankett, till exempel kontoladdningskort behöver dessa registreras manuellt.
Så här gör du:
- Ange kortnummer.
- Välj om kortet ska registreras på en befintlig resenär.
- Om kortet inte ska kopplas till en resenär väljer du ett kortnamn.
Under rubrikerna Kortöversikt och Orderhistorik kan du enkelt överblicka och hantera alla kort och ordrar hos ert företag.
Kortöversikt
Här kan du:
- Se alla registrerade kort på enheten inklusive kortnamn, status och kortnummer.
- Avregistrera, spärra och ersätta kort.
- Klicka på raden för att se detaljer om biljettyp, giltighetstid, saldo, status och tillhörande order.
Orderhistorik
Här kan du:
- Få en överblick över lagda ordrar.
- Makulera ordar. Du kan makulera en order fram till klockan 23:59 samma dag som ordern lades. Om en order inte kan makuleras beror det på att den redan är i produktion eller har skickats.